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Réservation de groupe T&C

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1. Définitions et interprétation

1.1. Les définitions qui suivent s'appliquent au présent accord ;
Hébergement" désigne l'hébergement, les lits ou les chambres faisant partie de la réservation.
Entente " désigne les détails de l'entente, l'entente tarifaire et les présentes conditions générales.
"frais accessoires " désigne les frais pour les services accessoires.
"Services ancillaires " désigne tous les services auxiliaires, y compris, sans s'y limiter, l'achat de nourriture ou de boissons, réservés par le mandataire pour le client en plus des réservations.
Dates d'interdiction " désigne les dates indiquées dans la convention tarifaire auxquelles aucune réservation ne peut être effectuée.
Réservation/Réservation' désigne la réservation d'un hébergement par un Client, et une telle réservation notifiée à Safestay, ainsi que tout autre Service Ancillaire tel que détaillé dans la réservation.
Frais " désigne les frais payables par le Mandataire à Safestay pour les Réservations telles que détaillées dans le Contrat de Tarifs, ou pour tout Service Ancillaire.
Taxe municipale " désigne toute taxe propre à une ville.
date d'entrée en vigueur " désigne la date à laquelle l'entente est conclue.
Gestionnaire du contrat " désigne le représentant du Mandataire et de Safestay tel que défini dans les Détails de l'Accord.
Client " désigne l'utilisateur final du Logement.
Auberge" signifie l'auberge appartenant à Safestay ou exploitée par Safestay, l'emplacement de l'auberge sera spécifié dans chaque réservation.
La " durée initiale " est telle que définie dans les détails du contrat.
convention tarifaire " désigne les modalités relatives aux tarifs et intitulées " convention tarifaire " qui font partie intégrante de la présente convention.
Date de libération " désigne le nombre de jours de libération indiqué dans la convention tarifaire avant la date d'arrivée.
La " période de renouvellement " est définie dans les détails de l'entente.
Durée " désigne la durée de la présente entente, déterminée conformément à la clause 13.
Termes et conditions " signifie ces termes et conditions.
Marques de commerce " désigne toutes les marques de commerce et logos appartenant à Safestay ou faisant l'objet d'une licence par Safestay et notifiés à l'agent par écrit de temps à autre.
La taxe sur la valeur ajoutée "TVA" due en vertu de la loi de 1994 sur la taxe sur la valeur ajoutée et toute taxe supplémentaire ou de remplacement similaire.

2. Rendez-vous

2.1. Safestay désigne l'Agent comme son distributeur non exclusif pour effectuer des réservations pour le logement et les services auxiliaires selon les termes de cet accord.

2.2. Sous réserve de la clause 3.2, toutes les réservations sont soumises au présent contrat.

2.3. L'accord doit être signé et renvoyé à Safestay avant d'effectuer toute réservation.

2.4. L'Agent ne doit pas : (i) se présenter comme un agent de Safestay à quelque fin que ce soit ; (ii) donner toute condition ou garantie au nom de Safestay ; ou (iii) faire toute représentation au nom de Safestay ; ou (iv) engager Safestay dans tout contrat.

2.5. L'Agent ne doit pas, sans le consentement écrit préalable de Safestay, faire de promesses ou de garanties concernant le logement ou les services annexes au-delà de celles contenues dans le matériel promotionnel le plus récent fourni par Safestay de temps à autre.

 

3. Répartition des locaux

3.1. Toute réservation qui n'entre pas dans le cadre de l'accord tarifaire est sujette à disponibilité. Safestay se réserve le droit d'offrir des tarifs alternatifs.

3.2. Toute réservation peut être soumise à une durée minimale de séjour qui sera détaillée dans la convention tarifaire ou confirmée par écrit par Safestay de temps à autre.

3.3. Aucune réservation ne peut être faite aux dates d'interdiction et des frais supplémentaires peuvent s'appliquer à certaines dates, tel qu'indiqué dans la convention tarifaire.

 

4. Services auxiliaires

4.1. Les services auxiliaires sont soumis à la disponibilité et à l'accord de Safestay à sa seule discrétion. Paiement jusqu'à 28 jours avant l'arrivée.

 

5. Annulations et non-présentations

5.1. Toute annulation, réduction ou non-présentation fera l'objet des frais suivants en fonction du préavis donné et tout dépôt pris conformément à la clause 6.6 ne sera ni remboursable ni transférable :

* Tous les dépôts versés ne sont ni remboursables ni transférables.

L'agent doit notifier toute annulation ou modification des réservations par écrit, par courrier électronique, à groups@safestay.com.

5.2. Safestay peut être amené à annuler des réservations si : (i) il existe une raison opérationnelle raisonnable de le faire ; ou (ii) la réservation est préjudiciable à la réputation de Safestay.

5.3. Safestay peut, dans certaines circonstances, faire des efforts raisonnables pour relocaliser toute réservation annulée dans un autre endroit proche.

5.4. Safestay doit fournir un remboursement complet pour toute annulation effectuée en vertu de la clause 5.3.

5.5. Si les services auxiliaires sont annulés dans les 14 jours précédant le moment où ils doivent commencer ou être fournis, l'agent sera facturé à 100% des frais auxiliaires. Safestay remboursera à l'Agent l'intégralité des frais accessoires pour les services accessoires annulés plus de 14 jours avant le début du service accessoire concerné.

 

6. Prix et paiement

6.1. . Une caution de 10 £ par personne dans nos établissements au Royaume-Uni, 10 € par personne dans nos établissements en Europe, 50PLN par personne pour les établissements en Pologne, 250CZK par personne pour les établissements en République tchèque, et 20 € par personne (ou équivalent) pour les établissements HOTEL et les enterrements de vie de garçon ou de jeune fille est demandée pour tous les groupes lors de l'enregistrement afin de couvrir les éventuels dommages causés pendant le séjour à l'auberge. La caution est payable par carte de débit/crédit UNIQUEMENT. Les cartes seront préautorisées lors de l'enregistrement. Si la valeur des dommages causés est supérieure à la caution versée, Safestay se réserve le droit de prélever le montant total sur la carte fournie. Cette caution sera restituée après la date de départ, à condition qu'aucun dommage n'ait été signalé ou détecté.

6.2. Tous les frais annexes doivent être payés en totalité au moins 28 jours avant l'arrivée du client à l'auberge concernée par les services annexes. Si les services auxiliaires sont réservés dans les 28 jours avant l'arrivée à l'auberge, les frais auxiliaires doivent être payés en totalité au moment de la réservation.

6.3. Tous les frais doivent être payés par transfert BACS aux coordonnées du compte de Safestay figurant sur la facture et dans la devise du pays dans lequel l'auberge est située. Tous les paiements sur le site doivent être effectués par carte car les espèces ne seront pas acceptées dans aucun endroit.

6.4. Le mandataire est responsable du paiement de tous les frais bancaires liés au paiement en vertu du présent contrat.

6.5. Nous facturons un droit de bouchon de 1 £/€1 par personne et par repas si vous apportez et consommez votre propre nourriture. Ce montant est destiné à couvrir les frais d'élimination des déchets alimentaires et de nettoyage selon les normes Covid-19.

6.6 Conditions de paiement : Il est demandé de verser un acompte de 10% (non remboursable) au moment de la réservation, et le paiement final au plus tard 28 jours avant la date d'arrivée. Si le paiement de l'acompte n'est pas effectué à la date prévue, l'option sera automatiquement annulée.

6.7. Les tarifs indiqués dans la Convention tarifaire ne s'appliquent que lorsque les chambres sont vendues dans le cadre d'un forfait. L'Agent ne vendra pas, et veillera à ce qu'aucun tiers ne vende, de chambres à un Client sur la base de ces tarifs autrement que dans le cadre d'un forfait.

6.8. Toutes les dépenses, tous les coûts et toutes les charges encourus par l'Agent dans l'exécution de ses obligations en vertu du présent accord seront payés par l'Agent, à moins que Safestay n'ait expressément accepté à l'avance par écrit de payer ces dépenses, coûts et charges.

6.9. Aucune des parties ne peut retenir le paiement d'un montant dû à l'autre en raison d'une compensation, d'une demande reconventionnelle, d'un abattement ou de toute autre déduction similaire.

6.10. Toutes les sommes payables en vertu du présent contrat comprennent la TVA et toutes les autres taxes au taux en vigueur à la date d'entrée en vigueur. Le mandataire est tenu de payer toute augmentation ou introduction de la TVA, de la taxe municipale ou de tout autre impôt, taxe ou prélèvement. Les TAXES MUNICIPALES ne sont pas incluses et doivent être payées à la propriété directement par carte.

6.11. Lors de l'enregistrement, chaque client recevra une carte de chambre pour accéder au logement. Cette carte est valable pour la durée du séjour et doit être rendue à la réception au moment du départ. Si la carte-clé n'est pas restituée, des frais de 5 £/5 € (ou l'équivalent) seront déduits du dépôt de garantie mentionné à la clause 6.1.

 

7. Heure d'arrivée et de départ

7.1. Tous les groupes doivent élire au moins un chef de groupe qui sera responsable de l'ensemble du groupe, signera les documents d'enregistrement et paiera le dépôt de garantie. Les chefs de groupe seront la personne de contact désignée pour le personnel de Safestay.

7.2. Les clients peuvent s'enregistrer à partir de 15 heures le jour de leur arrivée, sous réserve de disponibilité, et doivent libérer leur chambre à 10 heures le jour de leur départ. Un départ tardif peut être proposé sous réserve de disponibilité, moyennant un supplément.

 

8. Invités de moins de 18 ans

Les clients âgés de moins de 18 ans ne sont autorisés à séjourner que dans des chambres privées ou des chambres partagées réservées à l'usage d'une famille ou d'un groupe de personnes ayant réservé ensemble et doivent être accompagnés d'un adulte âgé de plus de 18 ans (à la date d'arrivée).

 

9. Engagements de l'agent

Le Mandataire s'engage et convient qu'en tout temps pendant la Durée, il le fera : (i) conclure un contrat avec chaque Client, contenant les mêmes conditions que les clauses 7 et 8 ; (ii) faire de son mieux pour promouvoir la distribution et la vente du Logement ; (iii) ne pas revendre le Logement à un prix inférieur au prix vendu directement aux Clients par Safestay ; (iv) tenir des livres comptables complets et appropriés et des registres indiquant clairement toutes demandes, devis, transactions et procédures concernant le Logement et autoriser Safestay, sur préavis raisonnable, à accéder à tous ces comptes ; (v) informer immédiatement Safestay de tout changement dans la propriété ou le contrôle de l'Agent, et de tout changement dans son organisation ou sa façon de faire des affaires qui pourrait affecter l'exécution des fonctions de l'Agent dans cet Accord ; et (vi) se conformer à toutes les lois, statuts, règlements et codes applicables relatifs à la lutte anti-corruption, y compris mais non limité à la Loi 2010 contre la corruption (Conditions pertinentes).

 

10. Publicité et promotion

Le mandataire doit : (i) être responsable de la publicité et de la promotion de l'hébergement (mais le mandataire ne doit pas utiliser de matériel publicitaire ou de documentation promotionnelle sans le consentement écrit préalable de Safestay) ; et (ii) respecter toutes les directives et instructions que Safestay lui a données pour la promotion et la publicité de l'hébergement.

 

11. Marques de commerce

11.1. Safestay accorde par la présente à l'Agent une licence non exclusive, non sous-licenciable, révocable et non transférable pour utiliser les Marques commerciales dans la promotion, la publicité et la vente de l'hébergement, sous réserve des conditions et pour la durée du présent accord. L'agent reconnaît et accepte que tous les droits sur les marques de commerce demeurent la propriété de Safestay, et que l'agent n'a et n'acquerra aucun droit sur celles-ci en vertu de l'exécution de ses obligations en vertu du présent contrat, à l'exception du droit d'utiliser les marques de commerce tel qu'expressément prévu dans le présent contrat.

11.2. Le mandataire ne commercialisera et ne vendra le logement que sous les marques de commerce, et non en association avec toute autre marque de commerce, marque ou nom commercial. Le mandataire doit s'assurer que les marques de commerce appropriées apparaissent sur tous les logements, conteneurs et publicités pour le logement, suivies du symbole ®, ou des lettres RTM, selon le cas.

11.3. Le mandataire doit se conformer à toutes les règles d'utilisation des marques de commerce émises par Safestay (y compris celles qui sont énoncées dans les directives de marque émises par Safestay).

11.4. Toutes les représentations des marques de commerce que le mandataire a l'intention d'utiliser doivent être soumises à Safestay pour approbation écrite avant utilisation.

11.5. Le mandataire ne doit pas faire ou omettre de faire quoi que ce soit dans son utilisation des marques de commerce qui pourrait nuire à la validité de la marque de commerce ou à la réputation de Safestay.

11.6. Le mandataire s'engage à signer tous les documents et à faire tout ce qui est raisonnablement nécessaire pour garantir la propriété de Safestay sur les marques de commerce et pour permettre à Safestay de faire valoir ses droits sur ces marques de commerce.

11.7. L'agent doit informer Safestay par écrit dans les plus brefs délais s'il a connaissance d'une violation ou d'une violation présumée des marques de commerce ou de tout autre droit de propriété intellectuelle relatif à l'hébergement.

11.8. Le mandataire ne doit pas utiliser les marques de commerce dans le cadre du nom sous lequel il exerce ses activités, ou toute autre activité connexe, ou sous lequel il vend ou entretient des produits (sauf l'hébergement), ou de toute autre manière, sauf dans les cas expressément autorisés aux termes des présentes.

11.9. En cas de résiliation du présent contrat pour quelque raison que ce soit, le mandataire cessera immédiatement d'utiliser la totalité ou une partie des marques de commerce.

 

12. Limitation de responsabilité

12.1. Aucune disposition du présent accord ne limite ou n'exclut la responsabilité de Safestay pour : (i) fraude ou fausse déclaration frauduleuse ; (ii) décès ou dommages corporels causés par sa négligence ; ou (iii) toute autre responsabilité qui ne peut légalement être limitée ou exclue.

12.2. Sous réserve de la clause 12.1 : Safestay ne sera en aucun cas responsable envers l'Agent, que ce soit en matière contractuelle, délictuelle (y compris la négligence), le manquement à une obligation légale ou autre, pour toute perte de profit, de revenu ou d'économies anticipées ou toute perte indirecte ou consécutive.

12.3. La responsabilité totale de Safestay à l'égard de l'Agent en ce qui concerne toute perte ou tout dommage découlant du présent Contrat, que ce soit en vertu d'un contrat, d'un délit (y compris la négligence), d'un manquement à une obligation légale ou autre, ne peut en aucun cas dépasser le montant payé par l'Agent dans les 12 mois précédant toute réclamation.

 

13. Début, durée et résiliation

13.1. La présente convention entrera en vigueur à la date d'entrée en vigueur et, sous réserve d'une résiliation anticipée conformément au paragraphe 13.2, restera en vigueur pendant la durée initiale. À la fin de la période initiale, les parties peuvent convenir mutuellement de prolonger la présente entente pour la période de renouvellement.

13.2. Sans préjudice de tout autre droit auquel elle peut prétendre, l'une ou l'autre des parties peut résilier le présent Contrat immédiatement en donnant un préavis écrit à l'autre partie si : (i) l'autre partie cesse d'exercer ses activités commerciales ou est incapable de payer ses dettes à leur échéance, conclut un arrangement avec ses créanciers ou se met sous administration judiciaire, mise sous séquestre, liquidation (sauf dans le cadre d'une réorganisation solvable), faillite ou toute autre procédure analogue dans un ressort quelconque ; (ii) l'autre partie suspend, cesse ou menace de suspendre ou de cesser ses activités ; ou (iii) l'autre partie subit un changement de son contrôle.

13.3. La résiliation ou l'expiration du présent accord n'affecte pas les droits, recours, obligations ou responsabilités des parties qui se sont accumulés jusqu'à la date de résiliation ou d'expiration.

 

14. Confidentialité et protection des données

14.1. Chaque partie s'engage à ne pas divulguer à quiconque, à aucun moment pendant ou après la présente entente, des renseignements confidentiels concernant les activités, les affaires, les clients, les clients ou les fournisseurs de l'autre partie, sauf dans les cas prévus au paragraphe 14.2.

14.2. Chaque partie peut divulguer les renseignements confidentiels de l'autre partie : (i) à ceux de ses employés, dirigeants, représentants ou conseillers qui ont besoin de connaître ces renseignements pour s'acquitter des obligations de la partie aux termes du présent accord. Chaque partie doit s'assurer que ses employés, dirigeants, représentants ou conseillers à qui elle divulgue les renseignements confidentiels de l'autre partie se conforment au présent article 14 ; et (ii) tel que requis par la loi, une ordonnance judiciaire ou toute autorité gouvernementale ou réglementaire.

14.3. Aucune partie n'utilisera les renseignements confidentiels de l'autre partie à des fins autres que l'exécution de ses obligations aux termes de la présente entente.

14.4. Chaque partie respecte les obligations qui lui incombent en vertu de la loi de 1998 sur la protection des données et du règlement général de l'UE sur la protection des données (GDPR).

14.5. L'agent se réserve le droit de consulter les données personnelles détenues par Safestay. Un aperçu des données détenues peut être demandé à tout moment en envoyant un courriel à groups@safestay.com. Si vous souhaitez en savoir plus sur vos droits à contrôler vos données personnelles, lisez ici https://www.safestay.com/privacy-policy/.

14.6. L'agent se réserve le droit de transférer et/ou d'effacer toutes les données relatives à cette réservation pendant le processus de réservation et à tout moment par la suite.

 

15. Force majeure

Ni l'une ni l'autre des parties ne peut être tenue responsable d'un retard dans l'exécution ou d'un manquement à l'une quelconque de ses obligations en vertu de la présente entente si ce retard ou ce manquement résulte de circonstances indépendantes de sa volonté.

 

16. Général

16.1. Le présent Contrat constitue l'intégralité de l'accord entre les parties et remplace et éteint tous les accords, promesses, assurances, garanties, représentations et accords antérieurs, écrits ou oraux, entre elles, relatifs à son objet.

16.2. En cas de conflit entre les dispositions de la convention tarifaire et les modalités et conditions, l'ordre de préséance entre les documents est le suivant.

16.3. Chaque partie convient qu'elle n'aura aucun recours à l'égard de toute déclaration, représentation, assurance ou garantie (faite innocemment ou par négligence) qui n'est pas prévue dans la présente entente.

16.4. Aucune modification ou modification de la présente entente ne prendra effet à moins qu'elle ne soit faite par écrit et signée par les parties.

16.5. La présente convention est personnelle aux parties et aucune des parties ne peut céder, transférer, hypothéquer, grever, imputer, sous-traiter, déclarer une fiducie ou traiter d'une autre manière ses droits et obligations aux termes de la présente convention.

16.6. Si une disposition ou une disposition partielle de la présente convention est ou devient invalide, illégale ou inexécutable, elle sera réputée modifiée dans la mesure minimale nécessaire pour la rendre valide, légale et exécutoire. Si une telle modification n'est pas possible, la disposition ou la partie de disposition concernée est réputée supprimée. Toute modification ou suppression d'une disposition ou d'une disposition partielle en vertu de la présente clause n'affecte pas la validité et le caractère exécutoire du reste du présent accord.

16.7. Sauf disposition expresse contraire, une personne qui n'est pas partie au présent contrat n'a aucun droit en vertu de la Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 d'appliquer une disposition du présent contrat.

16.8. Aucune disposition de la présente entente n'a pour but ou n'est réputée établir un partenariat ou une coentreprise entre les parties, ne constitue une partie mandataire d'une autre partie ou n'autorise une partie à prendre ou à conclure des engagements pour ou au nom d'une autre partie.

16.9. La présente convention peut être signée en autant d'exemplaires qu'il y a d'exemplaires, chacun d'eux constituant un duplicata de l'original, mais tous les exemplaires constituent ensemble la convention unique.

16.10. Aucune partie ne doit faire ou permettre à quiconque de faire une annonce publique concernant la présente convention sans le consentement écrit préalable des autres parties (ce consentement ne doit pas être refusé ou retardé sans motif raisonnable), sauf si la loi, une autorité gouvernementale ou réglementaire (y compris, notamment, une bourse de valeurs pertinente), un tribunal ou toute autre autorité compétente l'exige.

16.11 Le présent contrat et tous les droits ou obligations non contractuels qui en découlent ou qui sont liés à celui-ci ou à son objet, sont régis par le droit anglais et les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux anglais.

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