Conditions générales de réservation pour les groupes

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1. Définitions et interprétation

1.1. Les définitions de la présente clause s'appliquent au présent contrat ;
Hébergement" signifie l'hébergement, les lits ou les chambres faisant partie de la Réservation.
Contrat" désigne les détails du contrat, la convention tarifaire et les présentes conditions générales.
"Frais annexes" : les frais liés aux services annexes.
"Services annexes" : tous les services annexes, y compris, mais sans s'y limiter, l'achat de nourriture ou de boissons, réservés par l'agent pour le client en plus des réservations.
Dates d'interdiction" : les dates identifiées dans la convention tarifaire pour lesquelles aucune réservation ne peut être effectuée.
Réservations/Réservé " signifie la réservation d'un hébergement par un client et la notification de cette réservation à Safestay, ainsi que tous les autres services auxiliaires détaillés dans la réservation.
Frais " désigne les frais payables par l'Agent à Safestay pour les réservations telles qu'elles sont détaillées dans la convention tarifaire, ou pour tout autre service auxiliaire.
Taxe municipale " désigne toute taxe spécifique à une ville.
Date d'entrée en vigueur " signifie la date à laquelle le contrat est conclu.
Gestionnaire de contrat " désigne le représentant du mandataire et de Safestay tel qu'indiqué dans les détails du contrat.
Client" désigne l'utilisateur final de l'hébergement.
Auberge " désigne l'auberge détenue ou exploitée par Safestay, l'emplacement de l'auberge sera spécifié dans chaque réservation.
Durée initiale " est définie dans les détails du contrat.
Accord sur les tarifs " désigne les conditions relatives aux tarifs et intitulées " Accord sur les tarifs " qui font partie de ce contrat.
Date de libération" désigne le nombre de jours de libération indiqué dans la convention tarifaire avant la date d'arrivée.
La "période de renouvellement" est celle indiquée dans les détails du contrat.
Durée" : la durée du présent contrat, déterminée conformément à l'article 13.
Conditions générales" : les présentes conditions générales.
Marques commerciales " désigne les marques commerciales et les logos détenus ou autorisés par Safestay et notifiés par écrit à l'agent de temps à autre.
TVA" : taxe sur la valeur ajoutée imputable en vertu de la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée de 1994 et de toute autre taxe similaire de remplacement ou supplémentaire.

2. Nomination

2.1. Safestay désigne l'Agent comme son distributeur non exclusif pour effectuer des réservations pour l'hébergement et les services auxiliaires selon les termes de ce contrat.

2.2. Sous réserve de la clause 3.2, toutes les réservations sont soumises au présent accord.

2.3. Le contrat doit être signé et renvoyé à Safestay avant toute réservation.

2.4. L'agent ne doit pas : (i) se présenter comme un agent de Safestay à quelque fin que ce soit ; (ii) donner des conditions ou des garanties au nom de Safestay ; ou (iii) faire des déclarations au nom de Safestay ; ou (iv) engager Safestay dans des contrats.

2.5. L'agent ne doit pas, sans le consentement écrit préalable de Safestay, faire de promesses ou de garanties concernant l'hébergement ou les services auxiliaires au-delà de celles contenues dans le matériel promotionnel le plus récent fourni par Safestay de temps à autre.

3. Attribution des logements

3.1. Toute réservation qui n'entre pas dans le cadre de l'accord sur les tarifs est soumise à disponibilité. Safestay se réserve le droit de proposer d'autres tarifs.

3.2. Toute réservation peut être soumise à une durée minimale de séjour qui sera détaillée dans la convention tarifaire ou confirmée par écrit par Safestay de temps à autre.

3.3. Aucune réservation ne peut être effectuée pendant les dates d'interdiction et un supplément peut être appliqué à certaines dates, comme indiqué dans la convention tarifaire.

4. Services auxiliaires

4.1. Les services auxiliaires sont soumis à la disponibilité et à l'accord de Safestay, à sa seule discrétion. Paiement jusqu'à 28 jours avant l'arrivée.

5. Annulation et non-présentation

5.1. Toute annulation, réduction ou non-présentation fera l'objet des frais suivants en fonction du préavis donné et tout acompte versé conformément à la clause 6.6 ne sera ni remboursable ni transférable :

* Tous les acomptes versés ne sont ni remboursables ni transférables.

L'agent doit notifier toute annulation ou modification des réservations par écrit, en envoyant un courriel à groups@safestay.com.

5.2. Safestay peut être tenu d'annuler les réservations si : (i) il existe une raison opérationnelle raisonnable de le faire ; ou (ii) la Réservation porte atteinte à la réputation de Safestay.

5.3. Safestay peut, dans certaines circonstances, faire des efforts raisonnables pour relocaliser toute Réservation annulée dans un autre lieu à proximité.

5.4. Safestay remboursera intégralement toute annulation effectuée en vertu de la clause 5.3.

5.5. Si les services auxiliaires sont annulés dans les 14 jours précédant la date à laquelle ils doivent commencer ou être fournis, l'agent devra payer 100 % des frais auxiliaires. Safestay remboursera intégralement au mandataire tous les frais accessoires pour les services accessoires annulés plus de 14 jours avant le début du service accessoire concerné.

6. Prix et paiement

6.1. . Une caution de 10 £ par personne dans nos établissements au Royaume-Uni, 10 € par personne dans nos établissements en Europe, 50PLN par personne pour les établissements en Pologne, 250CZK par personne pour les établissements en République tchèque, et 20 € par personne (ou équivalent) pour les établissements HOTEL et les enterrements de vie de garçon ou de jeune fille est demandée pour tous les groupes lors de l'enregistrement afin de couvrir les éventuels dommages causés pendant le séjour à l'auberge. La caution est payable par carte de débit/crédit UNIQUEMENT. Les cartes seront préautorisées lors de l'enregistrement. Si la valeur des dommages causés est supérieure à la caution versée, Safestay se réserve le droit de prélever le montant total sur la carte fournie. Cette caution sera restituée après la date de départ, à condition qu'aucun dommage n'ait été signalé ou détecté.

6.2. Tous les frais annexes doivent être réglés en totalité au moins 28 jours avant l'arrivée du Client à l'auberge concernée par les services annexes. Si les services annexes sont réservés dans les 28 jours précédant l'arrivée à l'auberge, les frais annexes devront être réglés en totalité au moment de la réservation.

6.3. Tous les frais doivent être réglés par virement BACS sur le compte de Safestay dont les coordonnées figurent sur la facture, dans la devise du pays où se trouve l'auberge. Tous les paiements sur place doivent être effectués par carte car les espèces ne seront acceptées dans aucun lieu.

6.4. Le mandataire est responsable du paiement de tous les frais bancaires liés aux paiements effectués dans le cadre du présent contrat.

6.5. Nous prélevons un droit de bouchon de 1 £/1 € par personne et par repas pour l'apport et la consommation de votre propre nourriture. Ce droit sert à couvrir les frais d'élimination des déchets alimentaires et de nettoyage selon les normes Covid-19.

6.6 Conditions de paiement : Un acompte de 10 % (non remboursable) doit être versé au moment de la réservation et le paiement final doit être effectué au plus tard 28 jours avant la date d'arrivée. Si le paiement de l'acompte n'est pas effectué à la date prévue, l'option sera automatiquement annulée.

6.7. Les tarifs fixés dans la convention tarifaire ne s'appliquent que lorsque les chambres sont vendues dans le cadre d'un forfait. L'Agent ne vendra pas, et veillera à ce qu'aucun tiers ne vende, des chambres à un Client sur la base de ces tarifs autrement que dans le cadre d'un forfait.

6.8. Tous les frais, coûts et charges encourus par l'agent dans l'exécution de ses obligations en vertu du présent accord seront payés par l'agent, à moins que Safestay n'ait expressément accepté à l'avance et par écrit de payer ces frais, coûts et charges.

6.9. Aucune des parties ne peut retenir le paiement d'un montant dû à l'autre en raison d'une compensation, d'une demande reconventionnelle, d'un abattement ou d'une autre déduction similaire.

6.10. Toutes les sommes payables en vertu du présent contrat comprennent la TVA et toutes les autres taxes au taux en vigueur à la date d'entrée en vigueur. Le Mandataire sera tenu de payer toute augmentation ou introduction de la TVA, de la taxe municipale ou de toute autre taxe, redevance ou prélèvement. Les taxes municipales ne sont pas incluses et doivent être payées directement à la propriété par carte.

6.11. Lors de l'enregistrement, chaque hôte recevra une carte de chambre pour accéder au logement. Cette carte est valable pour la durée du séjour et doit être restituée à la réception au moment du départ. Si la carte de clé n'est pas rendue, des frais de 5 £/5 € (ou l'équivalent) seront déduits du dépôt de garantie mentionné dans la clause 6.1.

7. Heure d'arrivée/de départ

7.1. Tous les groupes doivent élire au moins un chef de groupe qui sera responsable de l'ensemble du groupe, signera les documents d'enregistrement et paiera le dépôt de garantie. Les chefs de groupe seront la personne de contact désignée pour le personnel de Safestay.

7.2. Les clients peuvent s'enregistrer à partir de 15 heures le jour de leur arrivée, sous réserve de disponibilité, et doivent libérer leur chambre à 10 heures le jour de leur départ. Un départ tardif peut être proposé sous réserve de disponibilité, moyennant un supplément.

8. Invités de moins de 18 ans

Les clients âgés de moins de 18 ans ne sont autorisés à séjourner que dans des chambres privées ou des chambres partagées réservées à l'usage d'une famille ou d'un groupe de personnes réservées ensemble et doivent être accompagnés d'un adulte âgé de plus de 18 ans (à la date d'arrivée).

9. Engagements de l'agent

L'Agent s'engage et accepte qu'à tout moment pendant la durée du contrat, il : (i) conclure un contrat avec chaque Client, contenant les mêmes termes que les clauses 7 et 8 ; (ii) faire de son mieux pour promouvoir la distribution et la vente du Logement ; (iii) ne pas revendre le Logement à un prix inférieur à celui vendu aux Clients par Safestay directement ; (iv) tenir des livres de comptes complets et appropriés et des enregistrements montrant clairement toutes les demandes, les devis, les transactions et les procédures relatives au Logement et permettre à Safestay, avec un préavis raisonnable, d'accéder à ces comptes ; (v) informer Safestay immédiatement de tout changement de propriété ou de contrôle de l'Agent, et de tout changement dans son organisation ou sa méthode de travail qui pourrait affecter l'exécution des devoirs de l'Agent dans le cadre de ce contrat ; et (vi) se conformer à toutes les lois, statuts, règlements et codes applicables relatifs à la lutte contre les pots-de-vin et la corruption, y compris, mais sans s'y limiter, le Bribery Act 2010 (Exigences pertinentes).

10. Publicité et promotion

L'Agent doit : (i) être responsable de la publicité et de la promotion de l'hébergement (mais l'agent ne doit pas utiliser de matériel publicitaire ou de documentation promotionnelle sans le consentement écrit préalable de Safestay) ; et (ii) respecter toutes les directives et instructions qui lui sont données par Safestay pour la promotion et la publicité de l'hébergement.

11. Marques commerciales

11.1. Safestay accorde par la présente à l'agent une licence non exclusive, non sous-licenciable, révocable et non transférable pour utiliser les marques commerciales dans la promotion, la publicité et la vente de l'hébergement, sous réserve des conditions du présent contrat et pour la durée de celui-ci. L'agent reconnaît et accepte que tous les droits sur les marques restent la propriété de Safestay, et que l'agent n'a et n'acquerra aucun droit sur celles-ci en vertu de l'exécution de ses obligations dans le cadre du présent contrat, à l'exception du droit d'utiliser les marques tel qu'il est expressément prévu dans le présent contrat.

11.2. Le Mandataire ne commercialise et ne vend le Logement que sous les Marques, et non en association avec toute autre marque, enseigne ou nom commercial. Le Mandataire veille à ce que les marques appropriées apparaissent sur tous les logements, conteneurs et publicités pour le logement, suivies du symbole ® ou des lettres RTM, selon le cas.

11.3. L'agent doit se conformer à toutes les règles d'utilisation des marques commerciales émises par Safestay (y compris celles énoncées dans les directives de marque émises par Safestay).

11.4. Toutes les représentations des marques que l'agent a l'intention d'utiliser doivent être soumises à l'approbation écrite de Safestay avant d'être utilisées.

11.5. L'agent ne fera pas, ou n'omettra pas de faire, quoi que ce soit dans son utilisation des marques qui pourrait nuire à la validité de la marque ou à la réputation de Safestay.

11.6. L'agent accepte de signer tous les documents et de faire tout ce qui est raisonnablement nécessaire pour garantir le titre de propriété de Safestay sur les marques et pour permettre à Safestay de faire valoir ses droits sur les marques.

11.7. L'agent doit rapidement informer Safestay par écrit s'il a connaissance d'une violation ou d'une suspicion de violation des marques commerciales ou de tout autre droit de propriété intellectuelle relatif à l'hébergement.

11.8. Le mandataire n'utilisera pas les marques dans le cadre du nom sous lequel il exerce son activité, ou toute autre activité connexe, ou sous lequel il vend ou propose des produits (à l'exception du logement), ou de toute autre manière, sauf dans les cas expressément autorisés par le présent contrat.

11.9. En cas de résiliation du présent contrat pour quelque raison que ce soit, l'agent cessera immédiatement d'utiliser tout ou partie des marques de commerce

12. Limitation de la responsabilité

12.1. Aucune disposition du présent contrat ne limite ou n'exclut la responsabilité de Safestay en cas de : (i) fraude ou déclaration frauduleuse ; (ii) décès ou dommages corporels causés par sa négligence ; ou (iii) toute autre responsabilité qui ne peut être légalement limitée ou exclue.

12.2. Sous réserve de la clause 12.1 : Safestay ne sera en aucun cas responsable envers l'agent, que ce soit dans le cadre d'un contrat, d'un délit (y compris la négligence), d'un manquement à une obligation légale ou autre, de toute perte de profit, de revenu ou d'économies anticipées ou de toute perte indirecte ou consécutive.

12.3. La responsabilité totale de Safestay envers l'agent en ce qui concerne toute perte ou tout dommage survenant dans le cadre ou en relation avec le présent contrat, qu'il s'agisse d'un contrat, d'un délit (y compris la négligence), d'un manquement à une obligation statutaire ou autre, ne dépassera en aucun cas le montant payé par l'agent dans le cadre du contrat au cours des 12 mois précédant toute réclamation.

13. Début, durée et résiliation

13.1. Le présent accord commence à la date d'entrée en vigueur et, sous réserve d'une résiliation anticipée conformément à la clause 13.2, reste en vigueur pendant la durée initiale. À la fin de la période initiale, les parties peuvent convenir mutuellement de prolonger le présent accord pour la période de renouvellement.

13.2. Sans préjudice des autres droits dont elle peut se prévaloir, chaque partie peut résilier immédiatement le présent accord en adressant à l'autre une notification écrite dans les cas suivants (i) l'autre partie cesse ses activités, ou n'est pas en mesure de payer ses dettes à leur échéance, passe un accord avec ses créanciers ou est mise sous administration, sous séquestre, en liquidation (autre que dans le cadre d'une réorganisation solvable), en faillite ou toute procédure analogue d'insolvabilité dans toute juridiction ; (ii) l'autre partie suspend ou cesse, ou menace de suspendre ou de cesser, d'exercer la totalité ou une partie substantielle de ses activités ; ou (iii) il y a un changement de contrôle de l'autre partie.

13.3. La résiliation ou l'expiration du présent accord n'affecte pas les droits, les recours, les obligations ou les responsabilités des parties qui se sont accumulés jusqu'à la date de résiliation ou d'expiration.

14. Confidentialité et protection des données

14.1. Chaque partie s'engage à ne divulguer à personne, à aucun moment pendant ou après le présent accord, des informations confidentielles concernant les activités, les affaires, les clients ou les fournisseurs de l'autre partie, sauf dans les cas prévus à la clause 14.2.

14.2. Chaque partie peut divulguer les informations confidentielles de l'autre partie : (i) à ses employés, dirigeants, représentants ou conseillers qui ont besoin de connaître ces informations dans le but d'exécuter les obligations de la partie en vertu du présent accord. Chaque partie veille à ce que ses employés, fonctionnaires, représentants ou conseillers auxquels elle divulgue les informations confidentielles de l'autre partie se conforment à la présente clause 14 ; et (ii) si la loi, une décision de justice ou toute autorité gouvernementale ou réglementaire l'exige.

14.3. Aucune partie n'utilisera les informations confidentielles de l'autre partie à d'autres fins que l'exécution des obligations qui lui incombent en vertu du présent accord.

14.4. Chaque partie doit se conformer à ses obligations en vertu de la loi de 1998 sur la protection des données et du règlement général de l'UE sur la protection des données (GDPR)

14.5. L'agent se réserve le droit de consulter les données personnelles détenues par Safestay. Un aperçu des données détenues peut être demandé à tout moment en envoyant un courriel à groups@safestay.com. Si vous souhaitez en savoir plus sur vos droits à contrôler vos données personnelles, lisez ici https://www.safestay.com/privacy-policy/.

14.6. L'agent se réserve le droit de transférer et/ou d'effacer toutes les données relatives à cette réservation pendant le processus de réservation et à tout moment ultérieur.

15. Force majeure

Aucune des parties n'enfreint le présent accord ni n'est responsable d'un retard dans l'exécution ou d'un manquement à l'une des obligations qui lui incombent en vertu du présent accord si ce retard ou ce manquement résulte de circonstances indépendantes de sa volonté.

16. Généralités

16.1. Le présent accord constitue l'intégralité de l'accord entre les parties et remplace et éteint tous les accords, promesses, assurances, garanties, déclarations et ententes antérieurs entre elles, qu'ils soient écrits ou oraux, relatifs à son objet.

16.2. En cas de conflit entre les dispositions de la convention tarifaire et les conditions générales, l'ordre de préséance entre les documents est celui-là.

16.3. Chaque partie convient qu'elle n'a aucun recours en ce qui concerne toute déclaration, assurance ou garantie (qu'elle ait été faite innocemment ou par négligence) qui n'est pas énoncée dans le présent accord.

16.4. Aucun amendement ou modification du présent accord ne sera effectif s'il n'est pas écrit et signé par les parties.

16.5. Le présent accord est personnel aux parties et aucune des parties ne peut céder, transférer, hypothéquer, grever, sous-traiter, déclarer une fiducie sur ou traiter de toute autre manière l'un quelconque de ses droits et obligations en vertu du présent accord.

16.6. Si une disposition ou une partie d'une disposition du présent accord est ou devient invalide, illégale ou inapplicable, elle est réputée modifiée dans la mesure minimale nécessaire pour la rendre valide, légale et applicable. Si une telle modification n'est pas possible, la disposition ou la partie de disposition concernée est réputée supprimée. Toute modification ou suppression d'une disposition ou d'une partie de disposition en vertu de la présente clause n'affecte pas la validité et l'applicabilité du reste du présent accord.

16.7. Sauf disposition expresse, une personne qui n'est pas partie au présent accord n'a aucun droit en vertu de la loi de 1999 sur les contrats (droits des tiers) pour faire appliquer une quelconque condition du présent accord.

16.8. Aucune disposition du présent accord n'est destinée à établir, ou ne doit être considérée comme établissant, un partenariat ou une entreprise commune entre les parties, à faire d'une partie l'agent d'une autre partie, ou à autoriser une partie à prendre ou à conclure des engagements pour le compte ou au nom d'une autre partie.

16.9. Le présent accord peut être signé en plusieurs exemplaires, dont chacun, une fois signé, constitue un double original, mais tous les exemplaires constituent ensemble un seul et même accord.

16.10. Aucune partie ne fera, ni ne permettra à quiconque de faire, une annonce publique concernant le présent accord sans le consentement écrit préalable des autres parties (ce consentement ne devant pas être refusé ou retardé de manière déraisonnable), sauf si la loi, toute autorité gouvernementale ou réglementaire (y compris, mais sans s'y limiter, toute bourse de valeurs mobilières), tout tribunal ou toute autre autorité compétente l'exige.

16.11 Le présent accord et tous les droits ou obligations non contractuels qui en découlent ou qui sont liés à son objet sont régis par le droit anglais et les parties se soumettent à la compétence exclusive des tribunaux anglais.