T&C per le prenotazioni di gruppo

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1. Definizioni e interpretazione

1.1. Le definizioni contenute nella presente clausola si applicano al presente Contratto;
Per "Alloggio" si intende l'alloggio, i letti o le camere che fanno parte della Prenotazione.
Per "Accordo" si intendono i Dettagli dell'Accordo, l'Accordo sulle Tariffe e i presenti Termini e Condizioni.
"Oneri accessori" indica gli oneri per i Servizi accessori.
Per "Servizi accessori" si intende qualsiasi servizio accessorio, incluso, senza limitazioni, l'acquisto di cibo o bevande, prenotato dall'Agente per il Cliente in aggiunta alle Prenotazioni.
Per "Date di blackout" si intendono le date identificate nel Contratto tariffario in cui non è possibile effettuare alcuna Prenotazione.
Per "Prenotazioni" si intende la prenotazione di un alloggio da parte di un cliente, e tale prenotazione è stata notificata a Safestay, e qualsiasi altro servizio accessorio come specificato nella prenotazione.
Per "Spese" si intendono le spese che l'Agente deve pagare a Safestay per le Prenotazioni, come specificato nel Contratto tariffario, o per qualsiasi Servizio accessorio.
Tassa comunale" indica qualsiasi tassa specifica della città.
Data di inizio" indica la data di stipula del Contratto.
Per "Responsabile del Contratto" si intende il rappresentante dell'Agente e di Safestay come indicato nei Dettagli del Contratto.
Per "Cliente" si intende l'utente finale dell'Alloggio.
Ostello" indica l'ostello di proprietà o gestito da Safestay, la cui ubicazione sarà specificata in ogni Prenotazione.
Durata iniziale" è quella stabilita nei Dettagli del Contratto.
Per "Accordo sulle Tariffe" si intendono i termini relativi alle tariffe e intitolati "Accordo sulle Tariffe" che fanno parte del presente Contratto.
Data di rilascio" indica il numero di giorni di rilascio indicati nel Contratto tariffario prima della data di arrivo.
Per "Periodo di Rinnovo" si intende quanto indicato nei Dettagli del Contratto.
Termine" indica la durata del presente Contratto, determinata in conformità alla clausola 13.
Per "Termini e condizioni" si intendono i presenti termini e condizioni.
Per "Marchi" si intendono tutti i marchi e i loghi di proprietà o concessi in licenza da Safestay e come notificati all'Agente per iscritto di volta in volta.
IVA" indica l'imposta sul valore aggiunto applicabile ai sensi della Legge sull'imposta sul valore aggiunto del 1994 e qualsiasi imposta sostitutiva o aggiuntiva simile.

2. Nomina

2.1. Safestay nomina l'Agente come suo distributore non esclusivo per effettuare le prenotazioni per l'Alloggio e i Servizi accessori ai termini del presente Contratto.

2.2. Ai sensi della clausola 3.2, tutte le Prenotazioni sono soggette al presente Contratto.

2.3. Il Contratto deve essere firmato e restituito a Safestay prima di effettuare qualsiasi Prenotazione.

2.4. L'Agente non potrà: (i) rappresentare se stesso come un agente di Safestay per qualsiasi scopo; (ii) dare alcuna condizione o garanzia per conto di Safestay; o (iii) fare alcuna dichiarazione per conto di Safestay; o (iv) impegnare Safestay in qualsiasi contratto.

2.5. L'Agente non potrà, senza il previo consenso scritto di Safestay, fare promesse o garanzie sull'Alloggio o sui Servizi accessori oltre a quelle contenute nel materiale promozionale più recente fornito di volta in volta da Safestay.

3. Assegnazione degli alloggi

3.1. Qualsiasi prenotazione che non rientra nell'Accordo sulle tariffe è soggetta a disponibilità. Safestay si riserva il diritto di offrire tariffe alternative.

3.2. Qualsiasi Prenotazione può essere soggetta a una durata minima di soggiorno che sarà dettagliata nel Contratto tariffario o confermata per iscritto da Safestay di volta in volta.

3.3. Non è possibile effettuare prenotazioni nelle date di blackout e in alcune date può essere applicato un supplemento, come indicato nel Contratto tariffario.

4. Servizi accessori

4.1. I servizi accessori sono soggetti alla disponibilità e all'accordo di Safestay a sua esclusiva discrezione. Pagamento fino a 28 giorni prima dell'arrivo.

5. Cancellazioni e assenze

5.1. Eventuali cancellazioni, riduzioni o mancate presentazioni saranno soggette alle seguenti spese in base al preavviso dato e qualsiasi deposito preso in conformità con la clausola 6.6 non sarà rimborsabile né trasferibile:

* Tutti i depositi versati non sono rimborsabili né trasferibili.

L'Agente deve inviare la notifica di eventuali cancellazioni o modifiche alle Prenotazioni per iscritto via e-mail a groups@safestay.com.

5.2. Safestay può essere tenuta a cancellare le Prenotazioni se: (i) vi sia una ragione operativa ragionevole per farlo; o (ii) la Prenotazione sia pregiudizievole per la reputazione di Safestay.

5.3. Safestay può, in determinate circostanze, fare ogni ragionevole sforzo per trasferire le Prenotazioni annullate in un luogo alternativo nelle vicinanze.

5.4. Safestay fornirà un rimborso completo per qualsiasi cancellazione effettuata ai sensi della clausola 5.3.

5.5. Se i Servizi accessori vengono annullati entro 14 giorni dal momento in cui devono iniziare o essere forniti, all'Agente verrà addebitato il 100% degli Oneri accessori. Safestay fornirà all'Agente il rimborso completo di qualsiasi Onere accessorio per i Servizi accessori annullati più di 14 giorni prima dell'inizio del relativo Servizio accessorio.

6. Prezzi e pagamenti

6.1. . Per tutti i gruppi, al momento del check-in, è richiesto un deposito cauzionale di £10 a persona per le proprietà nel Regno Unito, di €10 a persona per le proprietà in Europa, di 50PLN a persona per le proprietà in Polonia, di 250CZK a persona per le proprietà in Repubblica Ceca e di €20 a persona (o equivalente) per le proprietà in HOTEL e per le feste di addio al celibato/nubilato, a copertura di eventuali danni causati durante il soggiorno in ostello. Il deposito è pagabile SOLO con carta di debito/credito. Le carte saranno pre-autorizzate al momento del check-in. Nel caso in cui il valore dei danni causati sia superiore al deposito versato, Safestay ha il diritto di incamerare l'intero importo dalla carta fornita. Il deposito verrà restituito dopo la data di partenza, a condizione che non vengano segnalati/rilevati danni.

6.2. Tutti gli Oneri accessori devono essere pagati per intero almeno 28 giorni prima dell'arrivo del Cliente nell'Ostello in questione a cui si riferiscono i Servizi accessori. Se i Servizi Aggiuntivi sono prenotati entro 28 giorni prima dell'arrivo all'Ostello, gli Oneri Aggiuntivi devono essere pagati per intero al momento della prenotazione.

6.3. Tutti gli addebiti devono essere effettuati tramite bonifico BACS sui dati del conto Safestay presenti nella fattura e nella valuta del paese in cui si trova l'ostello. Tutti i pagamenti in loco devono essere effettuati con carta, poiché i contanti non saranno accettati in nessun luogo.

6.4. L'Agente è responsabile del pagamento di qualsiasi spesa bancaria associata al pagamento ai sensi del presente Contratto.

6.5. Per portare e consumare il proprio cibo si applica una tassa di corkage di £1/€1 a persona, a pasto. Questo importo è destinato ai costi di smaltimento dei rifiuti alimentari e alla pulizia secondo gli standard Covid-19.

6.6 Termini di pagamento: È richiesto il pagamento di un deposito del 10% (non rimborsabile) al momento della prenotazione e il pagamento finale entro 28 giorni dalla data di arrivo. Se il pagamento del deposito non viene effettuato entro la data di scadenza, l'opzione verrà automaticamente annullata.

6.7. Le tariffe stabilite nel Contratto Tariffario si applicano solo quando le camere sono vendute come parte di un pacchetto. L'Agente non venderà, e si assicurerà che nessun terzo venda, alcuna camera a un Cliente sulla base di queste tariffe se non come parte di un pacchetto.

6.8. Tutte le spese, i costi e gli oneri sostenuti dall'Agente nell'adempimento dei suoi obblighi ai sensi del presente Accordo saranno pagati dall'Agente, a meno che Safestay non abbia espressamente concordato in anticipo per iscritto di pagare tali spese, costi e oneri.

6.9. Nessuna delle parti può trattenere il pagamento di qualsiasi importo dovuto all'altra a causa di compensazioni, contropretese, abbattimenti o altre deduzioni simili.

6.10. Tutti gli importi dovuti ai sensi del presente Contratto sono comprensivi di IVA e di tutte le altre imposte all'aliquota vigente alla Data di inizio. L'Agente sarà tenuto a pagare qualsiasi aumento o introduzione dell'IVA, della tassa comunale o di qualsiasi altra imposta, tassa o prelievo. TASSE CITTADINE non incluse e da pagare direttamente alla proprietà tramite carta.

6.11. Al momento del check-in, ogni ospite riceverà una tessera per l'accesso all'alloggio. La tessera è valida per il periodo di soggiorno e deve essere restituita alla reception al momento del check-out. La mancata restituzione della chiave magnetica comporterà un addebito di £5/€5 (o equivalente) sul deposito cauzionale di cui al punto 6.1.

7. Orario di check-in/check-out

7.1. Tutti i gruppi devono eleggere almeno un capogruppo che sarà responsabile dell'intero gruppo, firmerà i documenti di check-in e pagherà il deposito cauzionale. I leader saranno la persona di contatto designata per il personale Safestay.

7.2. I clienti possono effettuare il check-in a partire dalle 15:00 del giorno di arrivo, in base alla disponibilità, e devono lasciare la camera alle 10:00 del giorno di partenza. Il check-out tardivo può essere effettuato in base alla disponibilità e comporta un costo aggiuntivo.

8. Ospiti di età inferiore ai 18 anni

I clienti di età inferiore ai 18 anni possono soggiornare solo in camere private o in camere condivise prenotate ad uso di una famiglia o di un gruppo di persone prenotate insieme e devono essere accompagnati da un adulto di età superiore ai 18 anni (alla data di arrivo).

9. Impegni dell'agente

L'Agente si impegna e concorda che in ogni momento durante il Periodo di validità (i) stipulare un contratto con ogni Cliente, contenente gli stessi termini delle clausole 7 e 8; (ii) fare il possibile per promuovere la distribuzione e la vendita dell'Alloggio; (iii) non rivendere l'Alloggio a un prezzo inferiore a quello venduto ai Clienti direttamente da Safestay; (iv) tenere libri contabili e registri completi e corretti che mostrino chiaramente tutte le richieste, le quotazioni, le transazioni e i procedimenti relativi all'Alloggio e consentire a Safestay, con un preavviso ragionevole, l'accesso a tali conti; (v) informare immediatamente Safestay di qualsiasi cambiamento nella proprietà o nel controllo dell'Agente, e di qualsiasi cambiamento nella sua organizzazione o nel suo metodo di lavoro che potrebbe influire sull'adempimento dei doveri dell'Agente nel presente Contratto; e (vi) rispettare tutte le leggi, gli statuti, i regolamenti e i codici applicabili in materia di anticorruzione, compreso, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, il Bribery Act 2010 (Requisiti rilevanti).

10. Pubblicità e promozione

L'Agente dovrà: (i) sarà responsabile della pubblicità e della promozione dell'Alloggio (ma l'Agente non utilizzerà alcun materiale pubblicitario o promozionale senza il previo consenso scritto di Safestay); e (ii) osserverà tutte le indicazioni e le istruzioni fornitegli da Safestay per la promozione e la pubblicità dell'Alloggio.

11. Marchi di fabbrica

11.1. Safestay concede all'Agente una licenza non esclusiva, non sublicenziabile, revocabile e non trasferibile per l'utilizzo dei Marchi nella promozione, pubblicità e vendita dell'Alloggio, in base ai termini e per la durata del presente Accordo. L'Agente riconosce e concorda che tutti i diritti sui Marchi rimarranno a Safestay e che l'Agente non ha e non acquisirà alcun diritto su di essi in virtù dell'adempimento dei suoi obblighi ai sensi del presente Contratto, ad eccezione del diritto di utilizzare i Marchi come espressamente previsto nel presente Contratto.

11.2. L'Agente commercializzerà e venderà l'Alloggio solo con i Marchi, e non in associazione con altri marchi, brand o nomi commerciali. L'Agente dovrà garantire che i marchi appropriati appaiano su tutti gli alloggi, i contenitori e le pubblicità degli alloggi, seguiti dal simbolo ® o dalle lettere RTM, a seconda dei casi.

11.3. L'Agente dovrà rispettare tutte le regole per l'uso dei Marchi emesse da Safestay (comprese quelle stabilite in qualsiasi linea guida sul marchio emessa da Safestay).

11.4. Tutte le rappresentazioni dei Marchi che l'Agente intende utilizzare dovranno essere sottoposte a Safestay per approvazione scritta prima dell'uso.

11.5. L'Agente non farà, o ometterà di fare, nulla nell'uso dei Marchi che possa influire negativamente sulla validità del Marchio o sulla reputazione di Safestay.

11.6. L'Agente accetta di eseguire tutti i documenti e di fare qualsiasi altra cosa ragionevolmente necessaria per assicurare ulteriormente la titolarità di Safestay sui Marchi e per consentire a Safestay di far valere i suoi diritti sui Marchi.

11.7. L'Agente dovrà informare tempestivamente per iscritto Safestay nel caso in cui venga a conoscenza di una violazione o di un sospetto di violazione dei Marchi o di qualsiasi altro diritto di proprietà intellettuale relativo all'Alloggio.

11.8. L'Agente non potrà utilizzare i Marchi come parte del nome con cui l'Agente conduce la propria attività, o qualsiasi altra attività collegata, o con cui vende o presta servizi di qualsiasi prodotto (ad eccezione dell'Alloggio), o in qualsiasi altro modo, ad eccezione di quanto espressamente consentito nel presente documento.

11.9. In caso di risoluzione del presente Contratto per qualsiasi motivo, l'Agente interromperà immediatamente l'utilizzo di tutti o di una parte dei Marchi.

12. Limitazione di responsabilità

12.1. Nessuna disposizione del presente Accordo limiterà o escluderà la responsabilità di Safestay per: (i) frode o falsa dichiarazione fraudolenta; (ii) morte o lesioni personali causate dalla sua negligenza; o (iii) qualsiasi altra responsabilità che non può essere legalmente limitata o esclusa.

12.2. Fatta salva la clausola 12.1: Safestay non sarà in alcun caso responsabile nei confronti dell'Agente, per contratto, torto (inclusa la negligenza), violazione di obblighi di legge o altro, per qualsiasi perdita di profitto, ricavi o risparmi previsti o per qualsiasi perdita indiretta o consequenziale.

12.3. La responsabilità totale di Safestay nei confronti dell'Agente in relazione a qualsiasi perdita o danno derivante da o in connessione con il presente Contratto, sia per contratto, che per torto (inclusa la negligenza), che per violazione di obblighi di legge o altro, non supererà in nessun caso l'importo pagato dall'Agente ai sensi del Contratto nei 12 mesi precedenti qualsiasi reclamo.

13. Inizio, durata e cessazione

13.1. Il presente Contratto avrà inizio alla Data di inizio e, salvo risoluzione anticipata ai sensi della clausola 13.2, resterà in vigore per il Periodo iniziale. Al termine del Periodo iniziale, le parti possono concordare di estendere il presente Contratto per il Periodo di rinnovo.

13.2. Senza pregiudicare qualsiasi altro diritto ad essa spettante, ciascuna delle parti può risolvere immediatamente il presente Contratto dandone comunicazione scritta all'altra se: (i) l'altra parte cessi l'attività commerciale, o non sia in grado di pagare i propri debiti alla scadenza, faccia un concordato con i propri creditori o entri in amministrazione controllata, amministrazione straordinaria, liquidazione (se non nell'ambito di una riorganizzazione solvibile), bancarotta o qualsiasi altra procedura concorsuale analoga in qualsiasi giurisdizione; (ii) l'altra parte sospenda o cessi, o minacci di sospendere o cessare, l'esercizio di tutta o di una parte sostanziale della propria attività; o (iii) si verifichi un cambio di controllo dell'altra parte.

13.3. La risoluzione o la scadenza del presente Contratto non pregiudica i diritti, i rimedi, gli obblighi o le responsabilità delle parti maturati fino alla data della risoluzione o della scadenza.

14. Riservatezza e protezione dei dati

14.1. Ciascuna parte si impegna a non divulgare ad alcuno, in nessun momento, durante o dopo il presente Contratto, informazioni riservate riguardanti l'attività, gli affari, i clienti, i clienti o i fornitori dell'altra parte, ad eccezione di quanto previsto dalla clausola 14.2.

14.2. Ciascuna parte può divulgare le informazioni riservate dell'altra parte: (i) ai propri dipendenti, funzionari, rappresentanti o consulenti che hanno bisogno di conoscere tali informazioni allo scopo di adempiere agli obblighi della parte ai sensi del presente Accordo. Ciascuna parte dovrà garantire che i propri dipendenti, funzionari, rappresentanti o consulenti a cui divulga le informazioni riservate dell'altra parte rispettino la presente clausola 14; e (ii) come richiesto dalla legge, da un'ordinanza del tribunale o da qualsiasi autorità governativa o normativa.

14.3. Nessuna parte potrà utilizzare le informazioni riservate dell'altra parte per scopi diversi dall'adempimento degli obblighi previsti dal presente Accordo.

14.4. Ciascuna parte si impegna a rispettare gli obblighi previsti dalla legge sulla protezione dei dati del 1998 e dal regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR).

14.5. L'agente si riserva il diritto di rivedere i dati personali in possesso di Safestay. Una panoramica dei dati in possesso può essere richiesta in qualsiasi momento inviando un'e-mail all'indirizzo groups@safestay.com. Se volete saperne di più sui vostri diritti di controllo dei dati personali, leggete qui https://www.safestay.com/privacy-policy/.

14.6. L'agente si riserva il diritto di trasferire e/o cancellare i dati relativi a questa prenotazione durante il processo di prenotazione e anche in qualsiasi momento successivo.

15. Forza maggiore

Nessuna delle parti sarà inadempiente al presente Contratto né responsabile per il ritardo nell'adempimento, o per il mancato adempimento, di uno qualsiasi dei suoi obblighi ai sensi del presente Contratto se tale ritardo o mancato adempimento deriva da circostanze al di fuori del suo controllo.

16. Generale

16.1. Il presente Contratto costituisce l'intero accordo tra le parti e sostituisce ed estingue tutti gli accordi, le promesse, le assicurazioni, le garanzie, le dichiarazioni e le intese precedenti tra le parti, sia scritte che orali, relative al suo oggetto.

16.2. In caso di conflitto tra le disposizioni del Contratto tariffario e i Termini e condizioni, l'ordine di precedenza tra i documenti sarà nell'ordine.

16.3. Ciascuna delle parti conviene di non avere alcun rimedio in relazione a qualsiasi dichiarazione, rappresentazione, assicurazione o garanzia (sia essa fatta in modo innocente o per negligenza) che non sia contenuta nel presente Contratto.

16.4. Nessuna modifica o variazione del presente Contratto sarà efficace se non è formulata per iscritto e firmata dalle parti.

16.5. Il presente Contratto è personale per le parti e nessuna di esse potrà cedere, trasferire, ipotecare, addebitare, subappaltare, dichiarare un trust o trattare in qualsiasi altro modo i propri diritti e obblighi ai sensi del presente Contratto.

16.6. Se una disposizione o una parte di disposizione del presente Contratto è o diventa non valida, illegale o inapplicabile, essa sarà considerata modificata nella misura minima necessaria a renderla valida, legale e applicabile. Se tale modifica non è possibile, la disposizione o la parte di disposizione in questione sarà considerata eliminata. Qualsiasi modifica o eliminazione di una disposizione o di una parte di essa ai sensi della presente clausola non pregiudica la validità e l'applicabilità del resto del presente Contratto.

16.7. Salvo quanto espressamente previsto, una persona che non sia parte del presente Contratto non avrà alcun diritto, ai sensi del Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999, di far valere alcun termine del presente Contratto.

16.8. Nulla di quanto contenuto nel presente Accordo è inteso, o sarà considerato, come la costituzione di una partnership o di una joint venture tra le parti, la costituzione di una parte come agente di un'altra parte, o l'autorizzazione di una parte ad assumere o sottoscrivere impegni per conto di un'altra parte.

16.9. Il presente Contratto può essere sottoscritto in un numero qualsiasi di copie, ognuna delle quali, una volta sottoscritta, costituirà un duplicato dell'originale, ma l'insieme di tutte le parti costituirà un unico contratto.

16.10. Nessuna parte dovrà fare, o permettere ad alcuno di fare, alcun annuncio pubblico relativo al presente Accordo senza il previo consenso scritto delle altre parti (consenso che non dovrà essere irragionevolmente negato o ritardato), ad eccezione di quanto richiesto dalla legge, da qualsiasi autorità governativa o regolamentare (inclusa, a titolo esemplificativo, qualsiasi borsa valori pertinente), da qualsiasi tribunale o altra autorità di giurisdizione competente.

16.11 Il presente Contratto e qualsiasi diritto o obbligo extracontrattuale derivante da o in relazione ad esso o al suo oggetto, saranno disciplinati dalla legge inglese e le parti si sottopongono alla giurisdizione esclusiva dei tribunali inglesi.